Monday, March 8, 2021

Hikayelerimizin kurum kültürü açısından önemi.

Kurumsal kültürün unsurlarını kabaca iki bölüme ayırabiliriz: denizin üzerinde kalan kısım ve denizin altında kalan kısım. Bu şekilde sadeleştirmek genellikle aysberg modeli diye adlandırılan modelle de bilinir. Suyun üzerinde kalan unsurlar kültürün gözlemlediğimiz, yapılar, süreçler, kurumsal standartlar gibi yazılı şirket dokümanlarında yer alan genellikle teknik hususlardır. Bunların değişimi söz konusu olduğu zaman fazla zorlanılmaz. Şirketlerin yaşamı boyunca bu unsurlarda sık sık değişiklikler yapıldığını gözlemlersiniz. Örneğin; logolar, kurumsal renkler, şirkette kullanılan dekorasyon vs. Dış çevredeki değişime paralel olarak bu unsurlarda bazı küçük değişimler yaşanması kaçınılmazdır. Suyun altında kalan kısımlarda ise kültürün görünmeyen ve genellikle yazılı olmayan unsurları yer alır. Bunların en önemlileri; davranışlar, normlar ve değerlerdir. Bunlar sık sık değişmezler. Çoğu şirkette şirketin yaşamı boyunca devam ederler. Bu unsurlar hem görünmez, genellikle hem de yazılı olmadıkları için kurum içinde özellikle yeni katılanlara aktarılmaları zordur. Bu yüzden "yeniler" işlerin nasıl yürüdüğünü öğreninceye kadar bazen kafa göz yararlar. Bundan 20,30 sene önceye kadar kültüre ait hiçbir şey yazılı olmadığı için her şey şirketteki en kıdemli kişilerden öğrenilirdi. Bilgiyi tekellerinde tutan bu kişiler ayrı bir güç sahibiydiler. Bugün eğitimin gelişmesi ve şirketlerde bilginin ve süreçlerin her geçen gün teknoloji tarafından daha fazla kontrol edilmesiyle artık bilge kişilere ihtiyaç kalmadı ancak hala işlerin nasıl yürüdüğünü öğrenmek önemli. İşte bu noktada işe yarayacak iki yöntem var bunlardan biri şirketin hikayeleri diğeri ise olumlu sorgulama diye bilinen teknik. Her iki teknikte şirketteki hikayelerin müştereken paylaşılmasına dayalı değişim yönetimi araçları. Hikayeler ve deneyimlerimiz mutlaka bir başarıya referans vermesi şart değil. Hikayeler ve deneyimlerimiz bir başarısızlığı da referans olarak kullanabilir. Bu tekniklerin günümüzdeki önemi hepimizin yaşadığı pandemi sürecinde olumsuzluklardan ve sorunlardan ziyade çözümlere ve alternatiflere yönelmemizi sağlamaları. Geçmişte benzer zorluklar karşısında ayakta kalmamızı sağlayan güçlü yönlerimiz, yeni bir değişim yolculuğunda rotamızı korumamıza yardımcı olabilirler. Hikayelerinizi küçümsemeyin, onları paylaşın.

Tuesday, January 19, 2021

Değişime Direnç

 

Taş devrinden beri hiçbir değişim kolay olmamıştır. İnsanın olduğu her yerde yapmak istediğiniz değişim önerilerinizin kolayca kabul edileceğini zannetmeyin. Değişim direnci bazen baştan kendini göstermez, değişimin son aşamasını bekler. En tehlikeli direnç budur. Dolayısıyla değişime direnç proje başında analiz edilmesi gereken bir husustur. Bu amaçla geliştirilmiş çeşitli teknikler vardır. Örneğin paydaş analizi bu tekniklerden biridir. Burada önemli olan husus projelerinizde bu safhayı da proje uygulama planınıza dahil etmek ve zaman ayırmaktır. Aslında okuyucularımla sadece aşağıdaki karikatürü paylaşmak istiyordum ama birkaç satırla giriş yaptım. Bu konu çok önemlidir.



Tuesday, August 18, 2020

Örgütlerde Sistem Düşüncesinin Önemi

Günümüzde yönetim, ekonomi, siyaset, sosyal politika ve uluslar arası ilişkiler alanlarında alınan kararların istenen etkiyi vermemesi ve çok kısa geçmişte alınan kararların bugün hatalara ve maliyetlere sebebiyet vermesi bizim alışılmış düşünme ve karar alma yöntemimizden kaynaklanmaktadır. Doğrusal düşünme (lineer düşünme) olarak bilinen bu düşünme yöntemi - kökleri Newton’a uzanan- sistemlerin bu kadar karmaşık olmadığı dönemlerden kalma bir alışkanlığımızdır. Günümüzün karmaşık ilişkiler dünyasında sadece aysbergin su üzerindeki görünen kısmında yer alan sebep-sonuç açıklamaları ile karmaşık ağlardan oluşan sistemleri anlamız ve sorunlara çözüm bulmamız mümkün değil.  Mesela arabanızla giderken benzininiz bitiyor (sebep) ve motorunuz duruyor (sonuç). Bu tarz problemlerin analizinde doğrusal düşünme işe yarayabiliyor ancak günümüz dünyasında sistemler (örgütler, toplumlar, gruplar vs.) birçok karmaşık ilişki ve karşılıklı ilişkiden oluşur. Bu ilişkilerin çözümlenebilmesi ve atacağınız bir adımın ne gibi sonuçlara yol açabileceğini anlayabilmeniz için daha sistemli bir yaklaşıma ihtiyacımız var. Bu noktada sistem düşüncesi devreye girer ve olaylara neden-sonuç ilişkisi içinde birden fazla değişkeni aynı anda değerlendirerek farklı çözüm yolları bulmaya yönlendirir. Dolayısıyla insanlar sistem düşüncesi çok havalı olduğu için sistem düşünürü olmazlar; bunu yapmalarının sebebi artık günümüz dünyasında doğrusal düşüncenin sorularını yanıtlamayacağını keşfetmeleridir.

Sistem odaklı düşünme, mevcut bir sistemik yapının işleyişini anlamak ve çözüm geliştirmek için güçlü bir yaklaşımdır. Sistem Yaklaşımı, organizasyonu, bir bölümündeki küçük faaliyetlerin, müdahalelerin veya değişikliklerin diğer bölümler ve bir bütün olarak organizasyon üzerinde bir etkiye sahip olduğu bir sistem olarak görür.  Bir başka kaynakta sistem düşüncesine duyulan ihtiyaç aşağıdaki şekilde özetlenmiş:

Sistem düşüncesine neden ihtiyaç duyuluyor?

 Bunun iki sebebi var:

  1. Dünyadaki karmaşık sistemlerin zamanla artışıdır. Dünyadaki sistemler, küreselleşme, bilgi ve teknolojinin gelişimi ile gittikçe karmaşık bir hal alır (Laszlo, 1972).
  1. Düşünme şekilleri ve geleneksel bilime hâkim olan lineer düşünmenin sınırlı olmasıdır. Lineer düşünme, sistemin parçalarını derinlemesine inceleyemez, sistemin doğasını anlayamaz ve birbiriyle bağlantılı birçok parçadan oluşan karmaşık sistemleri açıklayamaz (Wardman, 1994).

 Lineer ve sistem düşüncesinin farklı bakış açıları aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.  Lineer düşüncede olayın o andaki resmi üzerinde durulurken, sistem düşüncesinde olayın bir bütün içindeki resmi dikkate alınır.


Değişim yönetiminde sistem düşüncesinin önemi

Günümüz örgütleri karmaşık yapılı sistemlerdir. IT teknolojisinin örgüt süreçlerinde yer almasıyla bu karmaşıklık daha da artmıştır. Herhangi bir değişimi başlatabilmek için sistemin katmanlarını ve onu meydana getiren unsurlar arasındaki ilişki iyi anlaşılmadan bir değişim başlatmak çok risklidir. İlişki haritasını çıkarmadan ve ilişkileri bilmeden bir değilim başlatırsanız yaptığınız değişimin nereleri tetikleyeceğini bilemezsiniz. Dolayısıyla bir sistemde değişiklik yapmayı, bir şeyleri değiştirmeyi düşünüyorsanız önce sistemin mevcut işleyişini çok iyi anlamanız gerekir. Bunun için kullandığımız en bilindik araç sistem haritalarıdır.

Sistem düşüncesini örgütlerde hayata geçirmek için birkaç değişik yaklaşım ve bunların kendilerine özgü teknikleri var. Bu yazıda bunlara girmeyeceğim ancak örgütsel değişimde çok kullanılan metodolojilerden biri de “Örgütsel Öğrenme” diye bilinen ve Peter Senge’ye ait olan yaklaşımdır. Senge değişimde örgütsel öğrenmenin rolünü önceller ve örgütsel işleyiş bozukluklarını teşhis etmek ve performans gelişimi sağlamak için bazı teknikler geliştirir. Bu teknikler yine Peter Senge tarafından kaleme alınan "Beşinci Disiplin" isimli kitabında yer almaktadır.

Nereden başlamalı?

Lineer düşünceden sistem düşüncesine geçmeye başlamanın bir yolu, bir olgunun problem mi yoksa sadece daha derin bir şeyin semptomu mu olduğunu belirleme pratiği yapmaktır. Doğrusal düşünme, yüzey düzeyindeki (aysbergin görünen kısmı) davranışları veya semptomları ele almaya odaklanma eğilimindedir. Ne yazık ki bir semptomun ortadan kalkması sorunu çözmez. Aslında, işleri daha da kötüleştirebilir ve organizasyonun diğer bölümlerinde etkilere neden olabilir. Sistem odaklı bir yaklaşım benimseyen bir yönetici, semptomlardan herhangi birini ele almadan önce altta yatan sorunu anlamaya çalışacaktır. Genellikle gerçek problem çözülürse semptomlar da ortadan kalkar. Örneğin bu yaklaşıma göre eğitim almış bir doktor, vücudun herhangi bir bölümünde oluşan bir sorunun diğer vücut birleşenlerini de etkileyeceğini bilir. Sorun ortadan kalktığında bambaşka bir bölgede ortaya çıkan semptomda yok olacaktır.

Derleyen ve Yazan

Serdar Yurdakul