Yılın son dönemine girdiğimiz şu günlerde şirketlerde grup toplantıları da artar. Strateji, yeni hedefler, bütçe vs başlıklarında saatlerce süren toplantılar yapılır. Bu toplantıların bir kısmı sadece bilgilendirme amacıyla yapılırken, bir kısmı da bir problem çözmek ve karar almak için yapılır. Günümüzün modern organizasyonlarında sorunları tartışmak ve çözüm aramak için en yaygın olarak kullanılan yöntem gruplar halinde bir araya gelmek ve karşılıklı görüşerek problemlerin çözümüne yönelik kararlar almaktır. Ama hepimiz şunu da biliyoruz ki, karar almak için bir araya geldiğimiz grup toplantıları aynı zamanda en kıymetli zamanlarımızı düşük verimle harcadığımız işletme faaliyetleridir. Çoğu zaman grup üyeleri bu toplantıları sıkıcı yöntemleri nedeniyle engellenemeyen zorunlu birliktelikler olarak görmekte motive olmaktan ziyade önlerindeki notluklar üzerinde sanatsal çalışmalarla vakit geçirmektedirler. Ancak kararların kalitesi gruptaki tüm üyelerin problem çözme ve karar alma süreçlerine sağlıklı bir şekilde katılımı ile mümkündür. Bunun için insanların kendini rahat hissedeceği ve önemli buldukları hususları gündeme getirebilecekleri, güven duyulacak bir ortam oluşturmak gerekir. Bu şekilde herkes rahatça tartışmalara katılabilecektir. Herkesin rahatça fikrini ifade ettiği grup tartışma/görüşmelerinin bir sakıncası, bu tartışmaların modere edilmediği zaman çıkmaza girmesi, hatta sürtüşmelere yol açmasıdır. ( Örneğin; TV’ lerde sabahlara kadar süren ve sonuç alınmayan tartışma programları, herkesin çok konuşmakla kendi egosunu tatmin ettiği panel ve konferanslar) Grup üyeleri kendi fikirlerinin doğruluğuna ne kadar güçlü bir şekilde inanırlarsa, o kişilerin başkalarının görüşlerine saygı duymaları veya tarafsız kalmaları o derece zorlaşır. Bu nedenle özellikle tartışma kültürünün mevcut olmadığı grup çalışmalarında, tarafsız üçüncü bir şahsın tartışmaları kolaylaştırması ve bazı teknikler kullanarak fikir ve görüşleri yapılandırması gerekir. İşte bu işi yapan kişiye moderatör diyoruz.
Moderatör Nelere Dikkat Eder?
• Herkesin kendini rahat hissedeceği bir ortam yaratılması
• Katılımcıların tartışmalara eşit bir şekilde katılması
• İçerik ve sürecin ayrı yönetilmesi
• Aktif dinleme ve bazı soru tekniklerinin kullanılması
• Tartışmaları yönetirken bir metod kullanmak
• Görüşülen hususları görselleştirmek
• Problemlerin analizi ve karar alma süreçlerinde belirlenmiş
Tekniklerin kullanımı
Moderasyon Tekniklerini Nerelerde Kullanabilirsiniz?
Moderasyon tekniklerinin kullanıldığı grup çalışmalarına örnek vermek gerekirse;
• Vizyon ve Strateji Geliştirilmesi
• Yıllık Planlama Toplantıları
• Değişim Yönetimi ve Kültürel Değişim
• Yaratıcı Fikir Üretme
• Paydaş Toplantıları
• Satın alma ve Birleşmeler
• Proje Geliştirme ve Planlama Çalışmaları
• IT Sistem Geliştirme Toplantıları
Moderatör Kullanmanın Faydaları
Grup çalışmalarında şirket içi veya şirket dışı profesyonel moderatörler kullanabilirsiniz. Bu kararı tartışılacak konu ve bu konunun önemi belirleyecektir. Tüm paydaşların taraf olduğu bir konuda şirket içi moderatörün etkinliği tartışılabilir. (moderatör tarafsız olmak durumundadır)
Moderatör kullanmanın avantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
• Grup Dinamiklerinin Yönetilmesi
Katılımcılar ile iyi bir uyum oluşturulması başarılı bir grup çalışması için hayati önem taşımaktadır. Grubu tartışma odağında tutmak ve üretken bir tartışma sürdürmek moderatörün işidir. İnsanlar, çoğu zaman, bilinçsiz bir şekilde davranırlar. Davranışlarının arkasında yatan duygularını incelemek umurlarında değildir. Duygularını ve motivasyonlarını sağlıklı bir şekilde açığa çıkaramazlar. Profesyonel bir moderatör bu gibi durumlarda kişilerin gerçek motivasyonlarını ortaya çıkarmak için eğitilmiştir.
• Konudan ve Hedeften Uzaklaşmamak
Deneyimli bir grup moderatörü bir projenin temel hedeflerini anlar ve tartışmaların ana hedeften uzaklaşmadan sürdürülmesini sağlar. Tartışmaların süresinin, kaliteli fikir üretimi ile dengelendiği bir beceri kazanmak bazen yıllarca sürebilir.
• Zor Durumları Yönetmek
Grup tartışmalarında katılımcılar bazı konulara daha duyarlı yaklaşabilirler. Deneyimli moderatörler bu davranış kalıplarının arkasındaki gerçek motivasyonu dışarı çıkarırlar. Bu gibi durumlarda “hakim”, “baskın” konuşmacıların önyargılı bir ortam yaratması ancak deneyimli bir moderatör tarafından engellenebilir.
• Sürecin Bir Uzman Tarafından Tarafsızca Yönetilmesi
Deneyimli bir moderatör, tanımlanmış somut hedeflere ulaşmak için müşterilerinin fikirlerini organize etme sürecini kolaylaştırarak yardımcı olabilir. Bu süreçte moderatörün tarafsızlığı kritik bir öneme sahiptir. Moderatör tartışmaların amacından sapmaması için, gerektiğinde esnekliği kaybetmeden, bir tartışma kılavuzu geliştirir. Bulguların yorumlanması aşamasında özellikle tarafsız olduğu için katılımcıların rahatsız olmasının önüne geçebilir, dürüstçe geribildirim verebilir.
Sonuç olarak, profesyonel grup moderatörleri , tartışmalar sırasında grup dinamiklerini yönetmek ve dengeli bir katılım sağlamak suretiyle grup çalışmalarının verimli bir şekilde sonuçlanmasına yardımcı olurlar.
Okumak İçin linki açınız: Toplantılar Bedava mı?
No comments:
Post a Comment